Eine Office Cloud kommt heute schon in zahlreichen Unternehmen zum Einsatz. Vor allem die Arbeit mit den gängigen Office-Anwendungen wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation wird durch eine Office Cloud erleichtert und fördert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen.
Eine Office Cloud ist eine Cloud Lösung, die speziell für Unternehmen ausgelegt ist. Der Fokus liegt hierbei auf der Verwendung klassischer Office Software, wie z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder einer Präsentations-Software.
Hier denken die meisten Benutzer sofort an die Office Programme von Microsoft®: MS Word®, MS Excel® und MS PowerPoint®. Diese kostenpflichtigen Programme sind hier jedoch nicht gemeint, denn diese müssen meist extra bezahlt werden. In einer Office Cloud von mitteldeutsche IT sind Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentations-Software bereits ohne zusätzliche Kosten enthalten.
Der Unterschied zwischen diesen klassischen (lokal installierten) Programmen und einer Office Cloud ist, dass die Office Software direkt in der Cloud bedient wird. Dies geschieht in der Regel durch den Webbrowser, mit dem Sie auch sonst im Internet surfen.
Da in der Office Cloud alle Dokumente zentral gespeichert sind, können mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselben Dokumente zugreifen und daran arbeiten. Das vereinfacht die Arbeitsabläufe und beschleunigt die Erstellung von Dokumenten.
Übrigens können nicht nur Office Programme über die Cloud genutzt werden, es lassen sich sogar ganze PCs virtualisieren und in der Office Cloud bedienen. In diesem Fall spricht man von einer PC Cloud bzw. einem Cloud PC.
Da die Dokumente zentral in einer Office Cloud gespeichert sind, können mehrere Benutzer gleichzeitig auf die Dateien zugreifen und sie bearbeiten. Dadurch ersparen Sie sich viel Zeit, denn bisher mussten die Dateien umständlich von einem Benutzer zum nächsten geschickt werden und jeder hat daran etwas geändert. Das Ergebnis waren viele unterschiedliche Versionen derselben Datei und niemand wusste am Ende, welches die endgültige Version ist.
Mit der zentralen Speicherung der Dokumente in einer Office Cloud und dem gleichzeitigen Zugriff aller notwendigen Benutzer entfallen viele dieser unnötigen Arbeitsschritte und Sie sparen viel Zeit, Mühe und Abstimmungsaufwand.
Auch mit externen Personen anderer Unternehmen funktioniert das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in der Office Cloud reibungslos. Hierzu können Sie die entsprechenden Links und Freigaben an die gewünschten Personen versenden und gewähren ihnen somit Zugriff auf die Dokumente. Die langwierige Abstimmung per E-Mail gehört so der Vergangenheit an und jeder Benutzer sieht sofort im Dokument, was von wem geändert und hinzugefügt wurde.
Bei den meisten Office Clouds sind die klassischen Office-Programme wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentations-Software bereits enthalten und als Online-Version direkt aus der Cloud abrufbar.
So arbeiten alle Benutzer mit der identischen Software in derselben Version. Dies verhindert bisherige Kompatibilitäts- oder Software-Probleme, wenn verschiedene Versionen einer Software oder sogar unterschiedliche Software-Produkte eingesetzt wurden.
Dank der Office Cloud werden die Office-Programme automatisch immer auf dem neuesten Stand gehalten. Manuelle Updates entfallen und Sie verfügen immer über die aktuellste Version Ihrer Office Software.
Mit einer Office Cloud fördern Sie das „Wir-Gefühl“ Ihres Teams und die gemeinsame Zusammenarbeit. Denn wenn Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen live am selben Dokument arbeiten, ist es fast so, als wenn Sie mit allen direkt am Besprechungstisch zusammensitzen und das Dokument gemeinsam verfassen. So hat jeder das Gefühl etwas zum gemeinsamen Erfolg beizutragen, auch wenn Sie nicht am selben Ort sitzen.
Auch der Datenfluss mit Kunden und Lieferanten wird deutlich einfacher, wenn Sie keine Dateien mehr hin- und herschicken müssen, sondern Ihre in der Cloud gespeicherten Dokumente einfach per Link mit Ihren Partnern teilen können.
In einer Office Cloud werden all Ihre Dokumente zentral in einem Rechenzentrum gespeichert und mit einer professionellen Datensicherung gesichert. Oft werden die gesicherten Daten auch in ein anderes Rechenzentrum übertragen, damit Ihre Daten noch besser geschützt sind und im Fall der Fälle wiederhergestellt werden können.
Auch der Diebstahl der Daten ist von einem Server im Rechenzentrum deutlich unwahrscheinlicher als von einem Server, der bei Ihnen lokal im Unternehmen steht. Die installierten Schutzsysteme verhindern zuverlässig den Zugriff durch Unbefugte auf Ihre Daten.
Der Schutz Ihrer Daten ist gerade in der heutigen Zeit sehr wichtig, wenn sensible Dokumente mit Ihrem Firmen-Knowhow in der Office Cloud gespeichert werden.
Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten liegt im Trend und viele Mitarbeiter nehmen diese Möglichkeiten auch gerne für sich in Anspruch. Eine Office Cloud ist hier die Voraussetzung, dass örtlich verteilte Teams trotzdem reibungslos zusammenarbeiten können und gemeinsam am selben Strang ziehen.
Jedes Teammitglied kann von überall auf der Welt auf die benötigten Daten zugreifen und mit seinen Kollegen daran arbeiten. Ein Internetanschluss ist das Einzige, was Sie dafür benötigen – und oft ist sogar hierfür ein Mobilfunknetz ausreichend. Gemeinsame Aufgaben können so erledigt werden, auch wenn das Team nicht zur selben Zeit am selben Ort sitzt.
Mit einer PC Cloud haben Sie die Möglichkeit Ihren gesamten PC als virtuellen PC in einer Cloud zu betreiben. Dadurch profitieren Sie von noch mehr Vorteilen, denn bei einem Cloud PC entfallen nicht nur Updates für Office Programme, sondern auch für den Virenscanner und das gesamte Betriebssystem, inklusive zeitraubender Suche nach funktionierender Treibersoftware für Ihre Hardware.
Auf solch einen Cloud PC können Sie auch mit einem einfachen oder schon etwas älteren PC oder Notebook zugreifen, ohne Leistungseinbußen in Kauf nehmen zu müssen. Denn die eigentliche Arbeit wird vom Cloud PC im Rechenzentrum verrichtet. Mit Ihrem lokalen PC oder Notebook stellen Sie lediglich die Verbindung zum Cloud PC über das Internet her.
So profitieren Sie auch von deutlich weniger Ausfällen aufgrund fehlerhafter Hardware, denn Ihr Cloud PC liegt auf Profi-Servern in einem Rechenzentrum.
Wenn in Ihrem Unternehmen viele klassische Bürotätigkeiten abgewickelt werden, bei denen häufig mit Office Dokumenten gearbeitet wird, dann können Sie von den Vorteilen einer Office Cloud profitieren und Ihre Prozesse erheblich vereinfachen und beschleunigen.
Auch in Unternehmen, in denen viel Wert auf Teamwork und gute Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen gelegt wird, finden in einer Office Cloud die perfekte Lösung, um die Kommunikation und das Teamgefühl zu steigern.
Viele Menschen arbeiten mit sensiblen und wichtigen Dateien mit Unternehmens-Knowhow, die sicher abgelegt werden müssen und nicht in falsche Hände geraten dürfen. Eine Office Cloud ist der perfekte Ort für solch sensible Dateien, wo sie vor Zugriff durch Unbefugte geschützt sind.
Teammitglieder, die oft unterwegs sind und von dort auf Unternehmens-Dokumente zugreifen wollen, schätzen die Möglichkeiten einer Office Cloud, die ihnen jederzeit von überall Zugriff auf die Dateien gewährt.
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Das ist uns bei der Office Cloud wichtig
Die mitteldeutsche IT macht Ihnen das Arbeiten mit der Office Cloud so einfach wie möglich. Unsere Office Cloud wurde so entwickelt, dass die Konfiguration und Administration für IT-Admins von mittelständischen Unternehmen und IT-Unternehmen sofort erlernbar und intuitiv durchzuführen sind.
Sollten Sie doch einmal Unterstützung benötigen, helfen Ihnen unsere Kollegen aus dem 24/7 Support-Team der mitteldeutsche IT gerne weiter. Hierzu haben wir verschiedene Service-Möglichkeiten (SLAs) entwickelt, die genau Ihre Bedürfnisse abdecken und einen reibungslosen Betrieb Ihrer Office Cloud gewährleisten.
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Grundlagen und Voraussetzungen für eine Office Cloud
Der Gedanke Ihre Dokumente nicht mehr direkt auf Ihrem PC oder einem lokalen Server zu speichern, kann anfangs etwas ungewohnt sein. Wenn Sie jedoch grundsätzlich offen für neue Technologien und Cloud Lösungen sind, wird Ihnen der Umstieg in eine Office Cloud leichtfallen und Sie werden nicht mehr zurückwollen.
Ihre Daten sind bei Cloud Anbietern wie der mitteldeutsche IT extrem sicher. Darauf können Sie vertrauen. Die Rechenzentren sind alle mehrfach gesichert und schützen Ihre Daten. Dies wurde bereits mehrfach durch den TÜV bestätigt. Bei Fragen zur Sicherheit Ihrer Daten in unserer Office Cloud steht Ihnen unsere Kundenberatung jederzeit gerne Rede und Antwort.
Eine eigene IT-Abteilung ist übrigens nicht zwingend erforderlich, um eine Office Cloud oder auch eine vollständige PC Cloud in Ihrem Unternehmen einzuführen. Die mitteldeutsche IT übernimmt auf Wunsch den kompletten Prozess von der Planung bis zum Umzug (Migration).
Wichtig: Ein Internetanschluss ist die Grundlage, damit Sie auf die Daten in Ihrer Office Cloud zugreifen können.
Zusammenfassung der Office Cloud: Die moderne Form der Büroarbeit
Eine Office Cloud bietet Ihrem Unternehmen viele Möglichkeiten mit verteilten Teams zusammenzuarbeiten. Dokumente können von mehreren Team-Mitgliedern gleichzeitig bearbeitet und sicher in einem Rechenzentrum gespeichert werden.
Auch die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten und Kunden über Unternehmensgrenzen hinweg ist problemlos möglich. Zeitraubende E-Mail-Abstimmungen mit unnötigen Feedbackschleifen entfallen.
Brainstormings und die Entwicklung neuer Ideen können schneller und einfacher durchgeführt werden und die teilnehmenden Personen müssen nicht am selben Ort sein, sondern arbeiten über das Internet in Echtzeit zusammen.
Die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse erhöht sich, genauso wie das Wir-Gefühl Ihres Teams gesteigert wird. Jedes Teammitglied fühlt sich besser eingebunden und trägt so noch mehr zum Unternehmenserfolg bei.
Lassen Sie sich zur Office Cloud beraten
Interessieren Sie sich, wie die Office Cloud der mitteldeutsche IT auch Ihr Unternehmen bei der Zusammenarbeit unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Martin Flechsig
Gründer + CEO mitteldeutsche IT GmbH
2012 gründete Martin zusammen mit einem Team aus Mitstreitern, die mitteldeutsche IT GmbH. Gemeinsam wollen sie Großes in und für Deutschland und ganz Europa bewegen.
Mit einem eigenen Rechenzentrum in Leipzig, bietet Martin mit der mitteldeutsche IT DSGVO-konforme Cloudlösungen und cloudbasierte IT-Infrastruktur für mittelständische Unternehmen, sowie für Reseller an.
Zusätzlich bauen sie reine Glasfasernetze und erschließen so ganze Ortschaften mit Gewerbe und allen Privathaushalten. Martin führt so den Beweis an, dass Unternehmen aus Deutschland auch heute noch in der Lage sind, die großen Probleme unsere Zeit anzugehen und sich der Mut zu Innovationen am Ende für alle auszahlt.
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